VoRAE – TERMAT E REFERENCËS (ToR)
Për Angazhimin e Ekspert(it/ëve)
Mbledhja dhe Vendosja e të Dhënave mbi Punësimin e Komuniteteve Rom, Ashkali dhe Egjiptian në Institucione në Databazë

1. Sfondi
Organizata Joqeveritare “Voice of Roma, Ashkali and Egyptians – VoRAE” synon të monitorojë dhe rrisë qasjen e komuniteteve rom, ashkali dhe egjiptian në institucionet publike të Kosovës, në përputhje me Ligjin për Shërbyesit Civil dhe mekanizmin e kuotës për punësimin nga këto komunitete.
Në kuadër të kësaj iniciative është zhvilluar dhe testuar një databazë e dedikuar për regjistrimin dhe monitorimin e të dhënave lidhur me përfaqësimin e komuniteteve rom, ashkali dhe egjiptian në institucionet publike. Megjithatë, për të qenë plotësisht funksionale, është e domosdoshme që databaza të plotësohet me të dhëna për zyrtarët publikë nga këto komunitete.
Të dhënat përkatëse do të sigurohen nga Zyrat e Burimeve Njerëzore të institucioneve publike dhe, si të tilla, konsiderohen të dhëna zyrtare institucionale. Në këtë kuadër, roli i ekspertit/es nuk përfshin verifikimin e të dhënave, por fokusohen në organizimin, strukturimin dhe vendosjen e tyre në databazë në përputhje me kërkesat teknike të platformës.
Eksperti/ja do të jetë përgjegjës/e për sistemimin e të dhënave në databazë sipas kategorive dhe hapave të përcaktuar në platformë, duke siguruar që informacioni të regjistrohet në mënyrë të strukturuar, kronologjike dhe të përditësuar.

2. Qëllimi i Angazhimit
Qëllimi i këtij angazhimi është angazhimi i një eksperti/eje për të mbështetur procesin e plotësimit dhe funksionalizimit të databazës për regjistrimin e të dhënave mbi përfaqësimin e komuniteteve rom, ashkali dhe egjiptian në institucionet publike.
Në kuadër të këtij angazhimi, eksperti/ja do të ketë për detyrë që:

• Të bashkëpunojë me Zyrat e Burimeve Njerëzore në institucionet publike për sigurimin e të dhënave zyrtare mbi zyrtarët publikë nga komunitetet rom, ashkali dhe egjiptian;
• Të vizitojë institucionet përkatëse dhe, në bashkëpunim me zyrtarët e Burimeve Njerëzore, të vendosë të dhënat përkatëse në databazën e zhvilluar për këtë qëllim;
• Të sigurojë që të dhënat të regjistrohen në databazë në mënyrë të strukturuar dhe kronologjike, në përputhje me kërkesat teknike të platformës;
• Të koordinojë ngushtë me Zyrën për Qeverisje të Mirë (ZQM) & VoRAE për të lehtësuar bashkëpunimin me institucionet dhe për të siguruar qasje në të dhënat përkatëse;
• Të kontribuojë në plotësimin e databazës me të dhëna nga institucionet publike përkatëse (sipas listës zyrtare të institucioneve që do të mbulohen nga ky proces).

Për shkak se databaza gjeneron automatikisht raporte përmes sistemit të saj, nuk kërkohet përgatitja e një raporti të veçantë nga eksperti/ja.

3. Fusha e Punës/Detyrat
Eksperti do të ndërmarrë detyrat si në vijim:

• Të zhvillojë konsultime fillestare me ekipin e VoRAE dhe me Zyrën për Qeverisje të Mirë (ZQM) për t’u njohur me metodologjinë dhe procedurat e regjistrimit të të dhënave në databazë;
• Të punojë bazuar në listën e institucioneve publike që do të ofrohet nga ZQM-ja & VoRAE për qëllimet e këtij procesi;
• Të vizitojë institucionet publike përkatëse dhe, në bashkëpunim me zyrtarët e Burimeve Njerëzore, të regjistrojë të dhënat zyrtare mbi të punësuarit nga komunitetet rom, ashkali dhe egjiptian në databazën e dedikuar;
• Të sigurojë që të dhënat të regjistrohen në databazë në mënyrë të saktë, të strukturuar dhe sipas hapave të përcaktuar në platformë;
• Të validoj dhe kontrollojë saktësinë teknike të të dhënave të regjistruara në databazë, në bashkëpunim me zyrtarët përkatës të institucioneve;
• Të mbajë komunikim dhe koordinim të vazhdueshëm me VoRAE dhe ZQM gjatë procesit të regjistrimit të të dhënave.

4. Produktet e Pritshme (Deliverables)
Eksperti do të prodhojë produktet si më poshtë:

• Produkti 1: Plan metodologjik dhe strukturë për mbledhjen e të dhënave;
• Produkti 2: Databazë e përditësuar me të gjithë të punësuarit nga komunitetet rom, ashkali dhe egjiptian në institucionet publike;
• Produkti 3: Raport përfundimtar mbi procesin e mbledhjes, vendosjes dhe përditësimit të të dhënave, duke përfshirë rekomandime për mirëmbajtje të qëndrueshme.

Secili produkt duhet:

• Të dorëzohet në formatin e dakorduar me VoRAE;
• Të respektojë afatet e përcaktuara në planin e punës;
• Të përmbushë standardet e cilësisë dhe të konfidencialitetit të VoRAE.

5. Raportimi dhe Koordinimi
Eksperti do t’i raportojë Zyrtarit të Lartë të Programit, ose përfaqësuesit të caktuar nga VoRAE.
Të gjitha produktet dhe versionet draft do të dorëzohen në mënyrë elektronike, përveç rasteve kur specifikohet ndryshe.

6. Kohëzgjatja e Angazhimit
Periudha e pritshme e zbatimit të angazhimit është deri në dy (2) muaj nga data e nënshkrimit të kontratës.
Data e Fillimit: 15/04/2026
Eksperti duhet të propozojë numrin e ditëve të punës të nevojshme për përfundimin e angazhimit, të arsyetuara sipas metodologjisë dhe nivelit të përpjekjes së propozuar.

7. Kualifikimet e Kërkuara
Eksperti/ja duhet të përmbushë kërkesat si më poshtë:

• Diplomë universitare në Shkenca Politike, Administratë Publike, Sociologji, Statistikë, ose fusha të ngjashme;
• Minimum 3–5 vite përvojë relevante në mbledhjen dhe menaxhimin e të dhënave;
• Ofertë financiare e detajuar për secilin veprim;
• Plan i detajuar i kohës së realizimit dhe hapat e punës;
• Llogari bankare dhe dokument identifikimi në rastin e individit;
• Portofol ose shembuj të punës së mëparshme relevante;
• Përvojë me organizata të shoqërisë civile ose donatorë ndërkombëtarë konsiderohet përparësi.

8. Procedura e Aplikimit
Aplikantët duhet të dorëzojnë dokumentet si më poshtë:

• Curriculum Vitae (CV);
• Propozim metodologjik, që përfshin:
  o Qasjen dhe metodat e mbledhjes së të dhënave;
  o Planin e punës dhe arsyetimin e numrit të ditëve të punës;
• Ofertë financiare që përfshin:
  o Tarifën ditore të propozuar;
  o Numrin e ditëve;
  o Shumën totale (bruto);
• Portofol ose shembuj të punës së mëparshme relevante.

9. Deklarata për Vlerë mbi Paratë
“VoRAE nuk publikon tavane buxhetore apo numër të pritshëm të ditëve të punës për angazhimet e ekspertëve. Aplikantët duhet të propozojnë ofertën e tyre financiare, duke përfshirë tarifën ditore dhe numrin e ditëve, të arsyetuara sipas metodologjisë së tyre. VoRAE i vlerëson ofertat financiare bazuar në konkurrueshmëri, realizim dhe vlerë të përgjithshme për paratë.”

10. Vlerësimi dhe Poentimi
Të gjitha aplikimet do të vlerësohen sipas kritereve standarde të VoRAE:
o Ekspertiza Teknike & Kualifikimet – 40 pikë
o Metodologjia & Kuptimi i Detyrës – 30 pikë
o Oferta Financiare & Vlera për Paratë – 20 pikë
o Intervista (kandidatët e përzgjedhur) – 10 pikë
Totali: 100 pikë

11. Kërkesat për Etikë, Konflikt Interesi dhe Konfidencialitet
Eksperti/ja i/e përzgjedhur do të kërkohet të nënshkruajë:
o Deklaratën për Konflikt Interesi & Paanshmëri (Aneksi IV);
o Klauzola kontraktuale për konfidencialitet;
o Dokumente të tjera përputhshmërie sipas kërkesës.

12. Përputhshmëria me Rregulloret e VoRAE
Ky angazhim zhvillohet në përputhje të plotë me rregulloret dhe politikat e brendshme të VoRAE.

13. Afati për Dorëzim
Aplikimet duhet të dorëzohen në mënyrë elektronike në:
Email: [email protected]
Afati: 01/04/2026, në ora: 16:00.
Aplikimet e dorëzuara pas afatit nuk do të merren në shqyrtim.

14. Kontakti
Për sqarime, kontaktoni:
Emri: Senad Ibishi
Pozita: Zyrtar i Lartë i Programit
Email: [email protected] ose [email protected]